口述档案的首次提出源于1984年国际档案理事会出版的《档案术语词典》。该词典将“口述档案”定义为：“为研究利用而对个人进行有计划采访的结果，通常为录音或录音逐字记录形式。”我国档案学界对口述档案的研究与实践只有短短不到30年的时间，主要偏重于理论研究，实践活动并不多。其实，口述档案应用于“非遗”保护与抢救，也算不上什么新鲜事了。但是，由于我国档案学界对这一领域的研究和实践水平不高，导致其在“非遗”保护工作的应用存在诸多不足：在史料征集中由于投入的人力财力不足，没能对传承人及相关专业人士进行系统的组织和策划，使“口述档案”往往局限于个别重点人士，不能全面了解该“非遗”项目的全貌；在史料的保存中往往受专业限制，不能对相关“非遗”史料进行系统科学的加工与整理；由于受技术、习惯、引导等方面的影响，“非遗”的口述档案应用价值相对较低。
如何在“非遗”保护工作中加强口述档案的管理呢？首先，征集工作是一项庞大的系统工程，科学有效地组织口述档案收集工作尤其重要。口述档案工作区别于其他类型档案工作的一个显著特征是具有很强的计划性。在制订科学、合理的工作计划之前，必须在对该“非遗”项目的史料进行充分调研基础上，组织各方面的专业人士，制订一个工作计划表，要尽可能地考虑到访谈过程中可能发生的状况以及需要采取的对应措施，可准备几套备选方案。同时，要根据口述史料的内容，确定口述者的名单。口述档案是运用现代化技术如录音、录像等存储手段，通过与口述者进行面对面访谈形成的，因此，必须对口述者的主要经历等进行了解，熟悉他的作品及其相关文章，要对所需要获得的历史背景知识有所了解；对于某些专业人士，还需掌握其专业领域的相关知识，以便于沟通并掌控整个采访过程。针对每一位受访者，拟定访问提纲，给他们预留充足的时间，让其对讲述内容做好充分准备。在确定好相对固定采访小组成员之后，还要对必要的设备进行准备。
其次，具体的访谈过程中，应做到善于提问、注意倾听、准确记录。采访者要以饱满的情绪、专注的神态倾听对方的讲话，让对方在一种放松、自由的状态下讲述，并始终如一地保持较好的讲述激情，要仔细品味和随时捕捉讲述者的内容，善于发现新的问题并及时提出，与对方形成良好互动，徐徐挖出该“非遗”项目的更多史料。除了利用录音笔、录像记录外，采访者还须准备一册谈话记录，上面注明受访者的姓名、采访时间、地点、采访内容、摘要等以备忘。
第三，要根据采访的录像、录音，将其整理成文字稿，交由受访者审阅并签字。由于“这种史学撰写有着更为浓厚的原生态特色，摆脱了以往史学研究的呆板僵化，因而更加生动鲜活，同时更多的人开始认识到这种口述历史悠久的学术价值，而不是仅仅视为一种采访。相对于纯粹的回忆录和自传，这种口述历史多了一种真实到可以触摸的毛茸茸的感觉”，因此，对口述档案，还需要专门人士对其进行科学归类、整理和加工，以更通俗的形式呈现出来，方便他人查询，以网络、出版物、声像资料等各种有效方式普及到大众中去，为推动该“非遗”项目的保护与抢救作出更大贡献。
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